Vilken företagsledare har inte upplevt detta? Du vill informera dina kollegor eller dina viktigaste kunder om viktiga saker – och efteråt är du inte säker på om budskapet har uppfattats överhuvudtaget. Och tyvärr är den här dåliga känslan ofta sann… och lyssnarna förstod det verkligen inte. Och de är verkligen inte entusiastiska. Vad kan ha gått fel?
Men först av allt, beröm! För bara viljan att aktivt informera är stor. Det är mer än bara en bra början! Här är några frågor som kan hjälpa dig att rikta ditt budskap exakt:
Alla frågors moder: Vem pratar jag med? Det är skillnad på om du talar till dina kollegor i styrelsen eller i ledningsgruppen – eller till alla medarbetare. Förkunskaperna är olika. Medan styrelsen och direktionen kan ha varit med på tåget i flera månader när det gäller kunskap, kan det vara annorlunda för de anställda. Medarbetarna tenderar att reagera negativt och misstänksamt på affärsprat – här behövs ett annat språk med tydliga och begripliga uttalanden. Med exempel från praktiken och medarbetarnas dagliga verklighet. Men var försiktig: detta betyder inte att du ska släta över saker och ting. Sanningen kommer ändå att komma fram. Och öppenhet och transparens skapar förtroende. Och bara så där i förbigående: enligt obekräftade rykten är även styrelsekollegor och styrelsemedlemmar glada över klarspråk…
Den andra viktiga frågan är: Vad vill jag egentligen säga – vad är mitt budskap? Det sägs ha hänt att när man har svarat ärligt på den frågan har man avstått från att kommunicera. Varmluft hjälper när man fönar håret och när man åker varmluftsballong. Annars är det irriterande. Om du gillar att höra dig själv prata bör du fundera på en podcast – för då kan alla själva bestämma om de vill lyssna på dig eller inte. Det är bättre att kommunicera sällan och med substans än ofta och utan substans. Sparar tid för alla och undviker frustration.
De två första frågorna är viktiga och det spelar ingen roll vilken fråga du börjar med – de hör ihop. Om svaret är tydligt, dvs. om du har ett viktigt budskap och om du vet vem du talar till, så finns det en tredje fråga: Vad vill du att lyssnarna ska säga? Det som människor har berättat för varandra i många generationer är historier. Dessa berättelser kan man minnas – och framför allt kan de föras vidare. Så du bör förvandla ditt budskap till en berättelse. Till en historia som människor tycker om att berätta – och som fastnar i minnet. Och som med så mycket annat i livet gäller det att hålla det kort och koncist! Du ska alltid föreställa dig att den person som du har berättat den här historien för kommer att berätta den för sin granne. Och ja, det är inte lätt – och det finns fler långrandiga böcker än bra noveller…
Och en sak till: PowerPoint är inte till någon hjälp – tvärtom! Powerpoint blockerar tänkandet! Det kan vara bekvämt att klistra upp allt på en slide och sedan läsa upp det – men det går stick i stäv med allt som handlar om hur kommunikation fungerar. Du använder inte PowerPoint när du diskuterar viktiga saker med din partner eller när du uppfostrar dina barn. Du använder inte PowerPoint när du berättar för din sittgranne på hockeyn var du jobbar och vad du gör. Och det är ju bra! Visst kan det vara bra med PowerPoint-presentationer ibland. Till exempel när du arbetar med bilder eller videor – eller när du förklarar hur komplicerade mekaniska saker fungerar. Min uppmaning: använd bara PowerPoint när det är absolut nödvändigt!
För den som behöver hjälp med viktiga budskap: Jag och många andra kommunikationskonsulter hjälper gärna till. Med att utveckla budskap, som sparringpartner, i repetitioner. Det kostar inte en förmögenhet, men det kan kosta en förmögenhet om du inte får fram ditt budskap på rätt sätt. Prova bara att arbeta med en kommunikatör på ett tal eller en presentation. Ring mig gärna på 070 735 1911 om du vill köra en test!